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공문서 작성 방법을 쉽고 편하게 바꾼다

- 행안부, 국민행복 제안을 받아들여 문서 작성법 개선 -

□ 정부가 국민행복 제안을 받아들여 공문서 작성을 쉽고 편하게 개선한다. 그간 공문서 작성 시 본문 시작을 제목의 첫 글자와 같은 위치부터 시작함에 따라 시작점을 찾기 어렵고, 불필요한 여백으로 인한 낭비가 발생한다는 국민 제안에 따라 기안문서를 왼쪽 처음부터 띄어쓰기 없이 바로 시작하도록 개선하였다.

□ 행정안전부(장관 김부겸)는 온나라 지식시스템을 이용해 의견수렴을 실시한 결과 90% 이상이 개선안에 찬성함에 따라 행정업무운영 편람을 개정했다. 이에 따라 모든 행정기관*은 11월 1일부터 바뀐 문서 작성법을 시행한다. 이에 따라 행정기관의 업무효율이 커지고 종이낭비 방지로 예산절감 등도 기대 된다.

* (적용기관) 중앙행정기관 및 그 소속기관, 지방자치단체의 기관, 軍기관

□ 김일재 행정안전부 정부혁신조직실장은 “이번 공문서 작성법 개선은 타자기를 치던 시절 도입된 오랜 관행을 국민의 시각에서 보고, 개선하여 낭비요소를 없앴다는데 의의가 있다.”라며 “지속적으로 불합리한 사항을 발굴․개선하여 행정 업무운영의 효율성을 높여나갈 것”이라고 밝혔다.

참고 1		공문서 기안문 작성 방법의 개선 및 시행

□ 추진 배경

○ 국민신문고의 국민행복제안에 문서작성법* 개선사항이 접수되어, 온나라 지식시스템을 통해 의견수렴 결과 90%이상이 찬성하여 제안을 채택하기 위하여 문서의 작성방법 개선

※ (근거) 행정 효율 및 협업 촉진에 관한 규정 및 시행규칙, 행정업무운영 편람

	< 제안 개요 >
□(제 안 자) 신현식: 광주광역시 서구 상일로 37(광주광역시도시공사 근무) □(제안경로) 국민신문고 → 국민행복제안 □(제안내용) 기안문 본문의 시작을 제목의 첫 글자와 같은 위치에서 시작, 시작점을 찾기가 어렵고 불필요한 여백으로 낭비 요인이 됨 ⇨ 기안문 본문 작성을 왼쪽 처음부터 시작하도록 개선

□ 개선 방안

○ 문서 작성을 왼쪽 처음부터 시작하도록 행정업무운영편람 개정․시행

- 신속한 문서작성으로 인한 업무효율 증대 및 종이낭비 방지로 예산 절감

현 행	개 선
수신 행정안전부장관 제목vv◯◯◯◯◯◯ vvvvvv1.v◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯ vvvvvvvv가.v◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯ vvvvvvvvvv1)v◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯ vvvvvv2.v◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯ ◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯	수신 행정안전부장관 제목vv◯◯◯◯◯◯ 1.v◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯ ◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯ vv가.v◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯ ◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯ vvvv1)v◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯ 2.v◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯ ◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯

□ 추진 계획

○ 제안채택(의견수렴)→편람 개정(10. 16.)→개선사항 시행(‘17. 11. 1.)

참고 2		행정업무 운영편람 수정내용 및 관련 법령

□ 편람 수정 내용(p.42~43)

마. 항목의 구분

1) 항목의 표시

문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있으면 다음 구분에 따라 그 항목을 순서대로 표시하되, 필요한 경우에는 □, ○, □, ∙ 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다(규칙 제2조제1항).

구 분	항 목 기 호	비 고
첫째 항목 둘째 항목 셋째 항목 넷째 항목 다섯째 항목 여섯째 항목 일곱째 항목 여덟째 항목	1., 2., 3., 4., … 가., 나., 다., 라., … 1), 2), 3), 4), … 가), 나), 다), 라), … (1), (2), (3), (4), … (가), (나), (다), (라), … ①, ②, ③, ④, … ㉮, ㉯, ㉰, ㉱, …	둘째, 넷째, 여섯째, 여덟째 항목의 경우, 하., 하), (하), ㉻ 이상 계속되는 때에는 거., 거), (거), , 거 너., 너), (너), … 너 로 표시

2) 표시위치 및 띄우기

가) 첫째 항목기호는 왼쪽 처음부터  띄어쓰기 없이 바로 시작한다.

나) 둘째 항목부터는 상위 항목 위치에서 오른쪽으로 2타씩 옮겨 시작한다.

다) 항목이 한줄 이상인 경우에는 항목 내용의 첫 글자에 맞추어 정렬한다.

(예시: Shift+Tab 키 사용)

라) 항목기호와 그 항목의 내용 사이에는 1타를 띄운다.

마) 하나의 항목만 있는 경우에는 항목기호를 부여하지 아니한다.

수신∨∨○○○장관(○○○과장)

(경유)

제목∨∨○○○○○

1.∨○○○○○○○○○○○

∨∨가.∨○○○○○○○○○○○

∨∨∨∨1)∨○○○○○○○○○○○

∨∨∨∨ ∨∨가)∨○○○○○○○○○○○

∨∨∨∨ ∨∨∨∨(1)∨○○○○○○○○○○○

∨∨∨∨ ∨∨∨∨ ∨∨(가)∨○○○○○○○○○○○

2.∨○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○

※ 2타(∨∨ 표시)는 한글 1자, 영문·숫자 2자에 해당함

□ 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정(대통령령)

제7조(문서 작성의 일반원칙) ① 문서는 「국어기본법」 제3조제3호에 따른 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자나 그 밖의 외국어를 함께 적을 수 있으며, 특별한 사유가 없으면 가로로 쓴다.

② 문서의 내용은 간결하고 명확하게 표현하고 일반화되지 않은 약어와 전문용어 등의 사용을 피하여 이해하기 쉽게 작성하여야 한다.

③ 문서에는 음성정보나 영상정보 등이 수록되거나 연계된 바코드 등을 표기할 수 있다.

④ 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 없으면 아라비아 숫자를 쓴다.

⑤ 문서에 쓰는 날짜는 숫자로 표기하되, 연·월·일의 글자는 생략하고 그 자리에 마침표를 찍어 표시하며, 시·분은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시·분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유가 있으면 다른 방법으로 표시할 수 있다.

⑥ 문서 작성에 사용하는 용지는 특별한 사유가 없으면 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터의 직사각형 용지로 한다.

⑦ 제1항부터 제6항까지에서 규정한 사항 외에 문서 작성에 필요한 사항은 행정안전부령으로 정한다.

□ 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 시행규칙(행정안전부령)

제2조(공문서 작성의 일반원칙) ① 공문서(이하 "문서"라 한다)의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있으면 그 항목을 순서(항목 구분이 숫자인 경우에는 오름차순, 한글인 경우에는 가나다순을 말한다)대로 표시하되, 상위 항목부터 하위 항목까지 1., 가., 1), 가), (1), (가), ⓛ, ㉮의 형태로 표시한다. 다만, 필요한 경우에는 □, ○, -, ㆍ 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.

② 문서에 금액을 표시할 때에는 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」(이하 "영"이라 한다) 제7조제4항에 따라 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 적어야 한다.

(예시) 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원)